miércoles, 9 de mayo de 2018

LOS EFECTOS POSITIVOS DE LA PROCRASTINACIÓN


“Cuando tienes que escalar una montaña, no pienses que esperando se hará más pequeña”






Para iniciar este análisis voy a empezar por definir el término procrastinación. Viene del latín procrastinare. Es la acción o el hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables.

Desde la definición, fácilmente se pueden concluir los aspectos negativos de esta práctica en el desarrollo de las actividades que hacen parte de una estrategia bien sea laboral, empresarial, académica o personal.

Estos tienen que ver con la dificultad en la implementación, los retrasos en los que se incurre a causa de posponer actividades, mayores costos, pérdida de productividad; o simplemente el abandono de un proyecto a causa de estas dificultades inherentes a la procrastinación.

Normalmente, esta conducta sobreviene cuando a la persona no le gusta el trabajo que va a desarrollar, porque no sabe resolver el tema adecuadamente, porque le falta tiempo, no sabe si realmente quiere hacer lo que se propuso; o simplemente necesita un poco más de tiempo para reflexionar.

Para definir los aspectos positivos de la procrastinación es importante hacernos algunas preguntas, como, por ejemplo, la persona que está solicitando una actividad en específico tiene tanta urgencia como la que está manifestando, o solo quiere tener todo bajo su control y terminará revisando el resultado de la actividad una o dos semanas después, o simplemente la solicitud obedecía a un capricho que termina archivado y posteriormente desechado.

Voy a mencionar algunos casos que nos permiten entender cuando la procrastinación es justificable y productiva:

Usted tiene tareas más importantes y que generan más valor y por esta razón quiere dedicarle las mejores horas, las más productivas. En este caso, se justifica posponer tareas menos importantes o que no necesitan tanto de su energía y concentración, es priorizar de acuerdo a la importancia y urgencia de cada actividad, lo cual le ayudará a planificar su trabajo.

Se necesita más tiempo para organizar las ideas y entender que es lo que queremos hacer y cuál sería la mejor forma de hacerlo. Esto es rigor en la ejecución, es analizar lo que se tiene en frente y no hacerlo porque hay que cumplir, en este caso se generaría más valor con un análisis adicional que nos permitiría no solo hacerlo sino hacerlo muy bien.

Se necesita más cantidad de elementos, datos, necesidades, expectativas, objetivos, contexto; entre otras para tomar una mejor decisión. No hay que llegar al exceso de análisis, pero si a tener la mayor cantidad de elementos que nos permitan tomar la decisión más acertada, esto tomaría más tiempo, pero generaría más valor.

Estoy agotado, necesito un periodo de descanso, relajarme me permite ver las cosas con mayor claridad. Las organizaciones no buscan héroes, ni profesionales que están frente a sus ordenadores o en el sitio de trabajo durante prolongados periodos de tiempo, esto podría ser bien improductivo. Lo mejor es tomarlo con calma, hacer un alto en el camino, despejar su mente y reposar su cuerpo, seguramente después del ejercicio de descanso, su mente y sus ideas fluirán mucho mejor y nuevamente se generará mucho más valor para la organización.

Cuando se va a desistir de un proyecto, idea o emprendimiento, dejarlo para mañana puede ser muy conveniente, es posible que se esté tan cerca de lograrlo, que un día más marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Cuando reviso los resultados del informe de Productividad Mundial 2017, elaborado por la firma HowMuch con base en el estudio Expert Market del fondo Monetario Internacional (FMI) y la Organización para la Cooperación y el Desarrollo (OCDE), se concluye que no por mucho trabajar se logra mayor productividad o un Producto Interno Bruto (PIB) más alto. En Colombia se trabaja más horas semanales, pero somos menos productivos que otros países.

Al final, poniendo tanta presión en la finalización de tareas, criticando duramente a las personas que saben manejar su balance vida – trabajo, lo que obtenemos son organizaciones muy estresadas que terminan siendo improductivas y que sacrifican la calidad y la generación de valor por un exceso de urgencia que no conduce a resultados positivos en el ejercicio profesional dentro de las empresas.

Posponer las tareas no siempre es lo más conveniente, sin embargo, hay casos y no son pocos donde procrastinar puede ser un importante generador de valor y liderar una cultura de innovación dentro de las organizaciones.

Oscar Javier Jiménez Yepes 
MBA Universidad Javeriana 
Twitter: @Inntegrity8
Facebook: Inntegrity onestopsite
Mail: jimenez.oscar@javeriana.edu.co













lunes, 9 de abril de 2018

UN GRAN LUGAR DE TRABAJO NO REQUIERE CIENCIA DE COHETES









“Si no lo puedes explicar con simplicidad, es que no lo has entendido” Albert Einstein

Para ilustrar la afirmación que hago en el título, voy a tomar los pilares que de acuerdo con Great Place to Work® Institute constituyen las bases de un gran lugar para trabajar

Primero, debemos entender que en cualquier lugar de trabajo hay diversos tipos de relaciones, la relación que se tiene con el líder en el día a día, la relación con los colegas y finamente la relación con las prácticas, políticas, valores y cultura de la organización.

En ese orden de ideas, la confianza es el núcleo en los lugares de trabajo como en cualquier tipo de relación, pensemos por un momento en relaciones de pareja, no funcionan si no están basadas en confianza, o en relaciones societarias, tampoco funcionan si no hay confianza, desde aquí, las relaciones laborales sin confianza difícilmente funcionan.

Siendo entonces este el elemento vital, entonces analicemos algunos elementos básicos en la construcción de confianza.

En cualquier relación, la comunicación en doble vía se debe dar de manera clara y transparente, esto facilitará al trabajador el desarrollo de sus funciones al tener la información necesaria para llevarlas a cabo. De otro lado, la cercanía con su jefe les permitirá conocerse mejor, entender a las otras personas de manera integral, considerando tanto la dimensión personal como la profesional.

La recomendación en este caso es abrir espacios que faciliten la comunicación:

1.     Comités primarios con objetivos, agenda, acta, tiempo definido y toma de decisiones, para que esta reunión sea considerada como un elemento que aporta y no una larga y aburrida conversación en la que no pasa nada, no se define nada y al final, todos perdieron un valioso tiempo que pudieron haber usado de manera más productiva.
2.     Espacios de reflexión individual, reuniones uno a uno, jefe – colaborador, una reunión corta donde se vale hablar de temas familiares, sociales, laborales, de desarrollo, en la que no hay temas vetados, es importante también que se tomen decisiones, que sucedan cosas y que al final se cumpla lo prometido y se conozca todo el contexto de cada persona, seguramente esto les permitirá entender de manera más profunda, su manera de actuar y sus necesidades y expectativas.
3.     Bajar permanentemente los cambios, decisiones y nuevos proyectos que están sucediendo en la organización, esto debe suceder lo más cerca que sea posible del espacio (Comité de Dirección, por ejemplo) donde se anuncia el evento relevante. Esta comunicación debe ser formal, a través de un comunicado corto y concreto, un News Letter, Intranet; o cualquier otra herramienta de la que disponga la organización.

En la relación laboral, las competencias profesionales del líder del equipo, son imprescindibles en la construcción de confianza. No estoy hablando de competencias técnicas, que, desde mi punto de vista, son las básicas, cualquier profesional que esté en una posición de dirección las debe tener, de no ser así, este profesional ni siquiera debería estar en el cargo. Estoy hablando de competencias que marcan la diferencia, lideres agudos, que ven soluciones que las demás personas no ven, flexibles, que mueven la frontera todo el tiempo, que son disruptivos, exigen, cuestionan y desarrollan permanentemente a los miembros de su equipo de trabajo.

Ahora bien, voy a volver a lo básico en el desempeño de un líder:

Debe coordinar y planear adecuadamente las funciones, tareas y responsabilidades del área y de cada uno de sus colaboradores, de no ser así, se percibirá desorden, caos y una cantidad de trabajo innecesario que no conduce a ninguna parte.

Debe delegar en sus colaboradores algunas responsabilidades, esto les hará percibir que la organización confía en sus competencias y en la forma que desarrolla sus actividades. No pierda de vista que no se puede delegar lo mismo a todas las personas, esto debe hacerse considerando las fortalezas y debilidades de cada individuo, esto le permitirá usar lo mejor de cada uno de ellos, volviéndose una experiencia gratificante que generará mucho valor para la organización y para el grupo de colaboradores.

El líder tiene que tener clara la visión de la organización y apasionarse por ella y por la implementación de actividades en cada uno de los procesos a su cargo para que sea una realidad empresarial. Comunicarla permanentemente a su equipo y hacer un gran esfuerzo para que cada colaborador entienda como conecta su propio trabajo con esta visión; esto hará que sientan orgullo de lo que hacen y de la forma como generan valor para la organización.

Finalmente el líder tiene que actuar siempre en el marco de valores de la compañía, es un gran generador de confianza aquel líder que es coherente, su discurso coincide con la forma como actúa, aquel líder que cumple sus promesas, en esto es importante que no genere expectativas que después no va a poder llevar a cabo, es posible que en principio esto le de popularidad, pero al final termina destruyendo la confianza en su equipo de trabajo; el líder tiene que actuar bajo parámetros de ética, honestidad y confiablidad.

Algunas recomendaciones para mejorar estos aspectos en el lugar de trabajo serían:

1.     Al momento de hacer planeación, no lo haga solo, involucre en lo posible a todos los miembros del equipo de trabajo, esto les generará compromiso con el desarrollo del plan. Desarrolle una herramienta tecnológica de planeación compartida que les permita evaluar cómo está siendo el proceso de implementación, determine las desviaciones, evalúelas y actúe en consecuencia para corregirlas.
2.     Oblíguese a delegar proyectos y funciones concretas a cada miembro de su equipo de trabajo, ponga objetivos, sea claro en lo que espera de su colaborador, acompañe el proceso y determine desviaciones para que sean corregidas. Use este proceso como una buena herramienta de desarrollo profesional. Diseñe un tablero de control, que le permita hacer seguimiento de cada uno de los procesos delegados, no olvide que el líder puede y debe delegar funciones, pero la responsabilidad es indelegable.
3.     Fomente conversaciones y ejercicios alrededor de la visión, por ejemplo, divida el equipo en parejas, un colaborador le cuenta al otro lo que hace, y el otro evalúa esta función y define como impacta la visión de la organización, después cada individuo expone esta conclusión a todo el grupo de trabajo; esto le ayudará a que los colaboradores conecten su trabajo con la visión de la compañía y se movilicen en esta dirección.
4.     Esta recomendación es actitudinal, el líder debe ser transparente en su actuar, evalúe cada paso que dé y asegúrese no solamente de ser, sino también de parecer.


Seguramente hay otros elementos que nos ayudan a construir confianza en los lugares de trabajo, pero sin duda el comienzo es este, y si se implementan estas simples recomendaciones, el avance será evidente. Es posible que las acciones propuestas le parezcan muy simples, tome la decisión de cambiar, sea riguroso en esta implementación y se llevará grandes sorpresas en su lugar de trabajo y en su vida personal.

No olvide, que construir un gran lugar para trabajar no requiere ciencia de cohetes, es bastante más simple que eso. 

Oscar Javier Jiménez Yepes 
MBA Universidad Javeriana 
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